6 Pengelolaan Siswa Di Simpatika (Mengaktifkan, Naik Kelas, Tambah, Rombel)

Mengelola siswa di Simpatika ialah serangkaian tahapan dan cara terkait dengan mengaktifkan siswa dari semester sebelumnya, mengganti kelas siswa (siswa naik kelas), meluluskan siswa, dan melaksanakan mutasi siswa baik masuk maupun keluar. Juga cara memasukkan siswa ke dalam rombongan mencar ilmu masing-masing. Inilah 6 hal terkait pengelolaan siswa di Simpatika.

Mengelola siswa dalam layanan Ajuan SKBK.

Artikel pengelolaan siswa di Simpatika kali ini akan membahas ihwal  6 hal selaku berikut:

1. Mengaktifkan Siswa Tahun Sebelumnya
   a. Siswa Naik Kelas
   b. Siswa Lulus
   c. Mutasi Siswa
2. Memasukkan Siswa Baru
3. Memasukkan Siswa Dalam Rombel
4. Trik Cepat Memasukkan Siswa ke Rombel
5. Trik Mengubah Format Tanggal di Excel Emis ke Simpatika
6. Sinkronisasi Siswa di Emis dan Simpatika

Sekilas tampakrumit. Namun sesungguhnya proses dan tata cara mengorganisir siswa di layanan Simpatika sangat gampang.

1. Mengaktifkan Siswa Tahun Sebelumnya

Dalam mengelola siswa di layanan Simpatika, Operator Madrasah tidak perlu membuat data siswa setiap tahunnya. Karena siswa pada tahun sebelumnya akan otomatis berstatus selaku "Siswa Belum Aktif Tahun Ajaran Sekarang".

Daftar siswa belum aktif ini cukup diunduh lalu diedit pada tingkatan kelasnya (siswa naik kelas) dan mampu segera diupload kembali.

Makara tidak dengan menambahkan atau membuat data siswa gres dari permulaan kembali.

Dalam proses mengaktifkan siswa yang belum aktif ini dapat juga dikerjakan bersamaan dengan menyertakan siswa gres dan meluluskan siswa.

Cara mengaktifkan siswa belum aktif tahun aliran sekarang (mengaktifkan siswa tahun sebelumnya) yakni selaku berikut:

a. Mengunduh Daftar Siswa Tahun Sebelumnya

1. Operator Madrasah atau Kepala Madrasah login ke Simpatika
2. Pilih layanan Sekolah
3. Setelah masuk ke Dasbor Sekolah, pilih menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa"
4. Klik "tanda panah ke bawah" untuk mengunduh daftar siswa tahun pelajaran yang kemudian dalam format excel
5. Data siswa tahun sebelumnya dapat juga diunduh melalui menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa Belum Aktif Tahun Sekarang" kemudian klik "tanda panah ke bawah"
6. Simpan file excel hasil download tersebut

b. Mengedit Siswa

Mengedit Siswa meliputi menaikkan tingkat kelas siswa, dan meluluskan siswa.

Untuk mengedit data siswa di file excel yang sudah diunduh tadi caranya yaitu:

1. Buka file excel yang sudah diunduh
2. Blok semua cell dan format menjadi "text"
3. Untuk memudahkan pengeditan tingkat kelas, kerjakan 'short' (pengurutan data) berdasarkan kelas.
4. Untuk menaikkan tingkat kelas siswa, edit (ganti) tingkat kelas yang lama dengan tingkat kelas yang gres. Semisal yang tadinya kelas A menjadi B (pada RA), kelas 3 menjadi 4 (pada MI), kelas 8 menjadi 9 (pada MTs) dan sebagainya.
5. Untuk meluluskan siswa, caranya:
   a. Pada RA, ganti tingkatnya menjadi 1
   b. Pada MI, ganti tingkat 6 menjadi 7
   c. Pada MTs, ganti tingkat 9 menjadi 10
   d. Pada MA, ganti tingkat 12 menjadi 13
6. Siswa baru mampu eksklusif disertakan
7. Simpan file excel

Yang mesti diamati dikala melaksanakan pengeditan siswa, adalah pada kolom isyarat sistem. Nomor yang tertera mesti tetap dibiarkan seperti sedia kala (jangan dirubah).

Sedangkan untuk penambahan siswa baru, kolom Kode Sistem tidak butuhdiisikan (dibiarkan kosong).

c. Mengupload Data Siswa

Setelah file excel data siswa simpulan diisi / diedit, upload file tersebut dengan cara:

1. Operator Madrasah atau Kepala Madrasah login ke Simpatika
2. Pilih layanan Sekolah
3. Setelah masuk ke Dasbor Sekolah, pilih menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa"
4. Klik tanda "panah ke atas" di pojok kanan atas
5. Muncul jendela "Unggah Data Siswa", klik tombol "Pilih File"
6. Muncul jendela pencarian file di komputer, cari file excel data siswa tadi, kemudian klik "Open"
7. Kembali ke jendela "Unggah Data Siswa". Klik "Unggah"
8. Muncul notifikasi total jumlah siswa yang diupload dan pesan kesalahan
9. Jika pesan kesalahanan berbunyi: "Tidak ada kesalahan dalam data", lanjutkan dengan mengklik tombol "Simpan"
10. Jika timbul peringatan kesalahan, download file lalu kerjakan perbaikan (kesalahan akan dituliskan di bagian kanan file excel)
11. Setelah mengklik "Simpan" akan muncul pemberitahuan "Data Siswa Berhasil Dikirim dalam Antrian" dan diminta menunggu hingga 1 x 24 jam. Tetapi biasanya data siswa langsung masuk beberapa saat kemudian. Untuk mengecek silakan masuk ke menu "Siswa & Alumni" >> "Siswa" >> "Daftar Siswa"

3. Memasukkan Siswa Baru

Memasukkan siswa baru dapat dijalankan berbarengan dengan mengedit siswa tahun sebelumnya (sekaligus satu file). Namun mampu juga dengan memakai file tersendiri. Format file excel yang dipakai harus sama.

Cara upload file, sama dengan cara di atas.

Video Tutorial Mengaktifkan dan Memasukkan Siswa Baru

Tutorial cara mengedit siswa (meliputi menaikkan tingkat kelas siswa, dan meluluskan siswa), menyertakan siswa baru, dan mengupload data siswa mampu disimak di video tutorial berikut ini.

Video ini memang dibentuk pada Oktober 2015 (saat permulaan-permulaan Padamu Negeri berubah menjadi Simpatika) tetapi sistem dan prosedurnya masih tetap sama, sehingga video tutorial tersebut masih tetap relevan.

3. Memasukkan Siswa Dalam Rombel

Setelah siswa berhasil diunggah dan masuk ke "Daftar Siswa" bukan mempunyai arti pekerjaan mengorganisir siswa tamat. Siswa-siswa tersebut mesti dimasukkan ke dalam rombongan berguru masing-masing. Siswa dalam rombongan mencar ilmu ini yang kemudian menjadi dasar penentuan rasio siswa dalam S25a maupun dalam SKMT & SKBK.

Untuk memasukkan siswa ke dalam rombelnya masing-masing caranya ialah seperti dalam video panduan berikut ini.

4. Trik Cepat Memasukkan Siswa ke Rombel

Bagi madrasah yang memiliki banyak rombongan berguru, memasukkan siswa dalam rombel mampu jadi menjadi pekerjaan yang bikin capek dan membosankan alasannya adalah membutuhkan kecermatan tinggi. Tentunya semoga siswa dapat masuk di rombelnya masing-masing dengan sempurna.

Bagi madrasah yang mempunyai rombel lebih dari satu pada masing-masing tingkat kelasnya, ada trik cepat dan mudah.

Sebagai acuan, sebuah MTs terdiri atas beberapa rombel yang meliputi, kelas 7 tiga rombel (7A, 7B, dan 7C), kelas 8 terdiri atas 2 rombel (8A dan 8B), dan kelas 9 terdiri atas 3 rombel (9A, 9B, dan 9C).

Yang mesti dilaksanakan adalah membagi file excel data siswa menjadi beberapa bab. Upload siswa dalam satu rombel, kemudian memasukkan siswa dalam rombelnya, gres mengupload siswa rombel yang lain. Sebagai citra simak gambaran berikut ini:

1. Bagi siswa menjadi beberapa file. File pertama terdiri dari siswa yang telah lulus, siswa kelas 7A, 8A, dan 9A.
2. Setelah sukses diupload masukkan siswa-siswa tersebut ke rombelnya. Saat memasukkan siswa kelas 7, Operator tidak perlu menentukan siswa sebab semua siswa yang diupload adalah siswa kelas 7A saja, tidak ada siswa kelas 7B dan 7C.
3. Lakukan hingga semua siswa masuk ke rombelnya.
4. Setelah final upload lagi siswa. Tetapi kini ganti siswa dari kelas 7B, 8B, dan 9B
5. Setelah sukses diupload masukkan siswa-siswa tersebut ke rombelnya.
6. Upload lagi siswa untuk kelas 7C dan 9C
7. Masukkan siswa-siswa tersebut ke rombelnya.

5. Trik Mengubah Format Tanggal di Excel Emis ke Simpatika

Satu lagi trik adalah cara mengganti format tanggal di excel EMIS ke excel Simpatika. Perlu dikenali bahwa format tanggal yang dipakai EMIS dan Simpatika berlainan.

Simpatika menggunakan format Tahun-Bulan-Tanggal (YYYY-MM-DD) sedangkan Emis menggunakan format Tanggal-Bulan-Tahun (DD-MM-YYYY). Masalah lagi, keduanya mesti berformat "Text" sehingga kita tidak bisa mengganti format tanggal secara eksklusif di lembar kerja excel.

Dengan trik ini tentunya akan lebih mempercepat dan membuat lebih mudah kerja Operator Madrasah alasannya adalah tidak mesti membuat data gres. Operator cukup melakukan copy paste dari data excel Emis.

Nah, berikut ini adalah video tutorial cara mengubah format tanggal yang dipakai emis ke format tanggal yang dipakai Simpatika.

6. Sinkronisasi Siswa di Emis dan Simpatika

Nah, ini yang sangat diharap-harapkan oleh Operator se-Indonesia. Seandainya saja ada sinkronisasi antara Emis dan Simpatika, maka kerja operator akan kian ringan.

Data siswa di Simpatika tidak butuhdiupload secara manual, cukup dengan melakukan sinkronisasi dengan data emis, langsung terisi secara otomatis. 

Selain mengendorkan kerja operator, dengan sinkronisasi tersebut data siswa di Simpatika akan lebih valid. Ini mengenang bahwa selama ini, data siswa di Simpatika tidak lewat proses verifikasi dan validasi secara berjenjang. Operator mampu mengisikan berapapun siswa yang diharapkan. Proses verifikasi hanya mampu dijalankan oleh admin Kab/Kota dikala Kepala Madrasah melakukan Ajuan S25a dan SKMT/SKBK.

Namun kayaknya mimpi sinkronisasi Emis dan Simpatika ini masih panjang.

Demikianlah 6 hal terkait dengan pengelolaan data siswa di layanan Simpatika.